展示会に出展するには？【展示会出展に関して解説】

• 公開日：2022.10.05
• 更新日：2024.03.13

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展示会やイベントに出展をして「自社の製品・サービスを認知してもらいたい！」「リードを獲得したい！」などと考えている方は多いのではないでしょうか？

でも一体どうやって出展するのか、どの展示会イベントに出展するのかわからない方も多いかと思います。今回は展示会について、出展の流れ、ブースをの作り方まで解説していきます。

展示会とは

展示会はメーカーや企業の新製品発表、サービスの紹介などを行い、興味を持った来場者がその場で製品・サービスの説明を受けられるイベントです。展示会のテーマに沿った企業が多く出展します。企業のプロモーション活動の場として、重要なイベントとなっています。

日本では年間で約800件の展示会が開催されています。基本的には「産業機械」「電気・通信・半導体」「厨房関連」などのBtoB企業や団体が出展することが多いですが、最近ではBtoCの展示会も増えています。展示会にはサービス情報の収集、導入サービスの検討する方や、どんな企業がどんなサービスをしているのか情報収集を行う方が多く訪れます。

会場は東京国際展示場や幕張メッセ、インテックス大阪などの大きな会場で行われます。開催期間は大体平日で、1~3日間の数日間開催されることがほとんどです。都内で行われている展示会には地方からの遠征組も訪れます。

展示会情報はJETRO、EXPOなどのサイトで確認ができます。

展示会の種類

展示会には目的に合わせた3つの種類があります。

商談展（BtoB）

商談展は、企業に向けた展示会で実際の製品・サービスを展示する展示会です。出展企業はその場で営業活動ができます。来場者の9割以上が新サービスの導入を検討しているなどの「情報収集」を目的としたビジネスマンがほとんどです。似た製品やサービスを出展する企業が多いため、自社ブースに人を呼び込むための目立つブースづくりが必要になります。

パブリックショー（BtoC）

テーマに沿って商品や新製品の発表を行うのがパブリックショーです。主に一般の方に向けて開催されます。商談などの営業活動よりかは、即売会に近いです。気に合った製品があればその場で購入する方が多いです。コミックマーケットやモーターショーなどがパブリックショーの代表的なイベントです。パブリックショーも商談展同様に多くの出展者が参加するので、周りに劣らないブースづくりを心掛ける必要があります。

プライべートショー

プライベートショーはその名の通り、一つの企業、団体が単独で自社のサービス・製品・技術をアピールする展示会です。商談展などと異なり、一般公開ではなく、主催企業が招待した既存顧客が来場します。自社のみで行うイベントなので、会場の設営や空間の演出などもすべて自社で手配する必要があります。

出展のメリット

次に展示会に出展することでどんなメリットがあるのかご紹介していきます！

・多くの見込み顧客と出会うことができる！

展示会には出展企業が展開しているサービスや製品に興味の持っている方が多く訪れる為、開催期間中には多くの見込み顧客と出会うことができます。来場者の中には、自社の課題解決のためにサービス・製品の導入検討をしている方も多く訪れる為、確度の高いリードを獲得できる可能性が高いです。

・企業の認知拡大！

展示会には数千～数万人もの来場者が開催期間中に訪れます。来場者に自社のサービス・製品を多くの人に知ってもらえるきっかけにもなります。ブースに足を運んでもらわなくても、マップやパンフレットなどに企業名が掲載されていることで、認知拡大につながります。

・既存顧客との関係構築！

既存顧客に招待状を送り、実際に展示会場まで来てもらうことで、既存顧客との接触機会を増やすことができます。接触機会が増えることで、新サービス・製品の紹介がスムーズに行えたり情報交換ができたり、関係を深く構築できます。

展示会に出展することで、自社サービス・製品に興味のある多くの方と出会えることができます！

出展までの流れ

展示会について概ね理解することはできたでしょうか？それでは早速「展示会に出展するまでの流れ」をご紹介していきます。

事前準備

まず展示会に出展するにあたり、事前準備をしておきましょう。出展先や手続き方法、料金形態、競合調査、過去来場者などをしっかり調べておくことが重要です。

・出展先の決定

自分たちの企業・団体と親和性の高い展示会に出展するためには、いつどこでどんな展示会が行われているかを調べる必要があります。確認方法としては、検索サイトでの検索のほかに、幕張メッセ、ビッグサイトなどのイベント会場サイトのイベントスケジュールから検索が可能です。

・出展手続き方法/金額の確認

親和性の高いイベントを見つけたら、主催者へ直接問い合わせを行いましょう。

※ここでは、出展ブースだけの手続きになります。ブースづくりや電気工事などは別業者に依頼する必要があるので、出展先・ブースが決定したら並行で他の業者との連携をし始める必要があります。

また、金額に関しても主催団体に支払う費用はブース代となるので、そのほかブースづくりにかかる費用も別途確認をする必要があります。

・ほかの出展者の調査

出展先には過去にどんな企業が出展しているのか、どんなブースを作製していたのかの調査を行いましょう。どんなブースを作製することで他社ブースとの差別化を行うことができるのか、自社ブースづくりの参考になります。

確認方法はイベントページで出展企業を一覧することができます。また、どんな雰囲気のブースがあるのかなどはイベントページのレポートや、実際に出展した企業・団体のレポートを見ることで雰囲気を把握することができます。

参考：https://led.led-tokyo.co.jp/news/dsj2022_end/

・過去来場者数はどれくらいなのか

過去来場者数から、その展示会・イベントがどれくらいの規模感なのか、どれくらい知名度のあるイベントなのかを確認することができます。また、どれくらいの集客見込みがあるのか、どれだけの人にリーチができるのかが出展者側からすると重要なポイントになります。同じ金額で出展できるイベントでも、リーチできる人数が異なる場合があるので、しっかり確認しておきましょう。

確認方法は各イベントページ内で確認することができます。

出展先の決定

まずはどこに出展するのかを決めましょう。自社のサービス・製品と親和性の高い展示会にエントリーしましょう。本当にこの展示会との相性はどうなのか、などの不安な点がある際に展示会の主催者に連絡を取って聞いてみましょう。

目的・目標の決定

目的・目標を設定しましょう！！「ただ何となく出展してみる」という理由で出展してしまうと、出展後にどんな効果、どんな成果を得られたのかがあいまいになってしまいます。

出展の目的として「リードの獲得」「認知拡大」「既存顧客との関係構築」の3つが挙げられます。すべて目標にしたい気持ちになりますが、どれか一つの目標を強化し展示会に挑みましょう。目標に関しては、名刺の枚数、リード件数、受注件数、売上金額などの明確な数字を設定しましょう。数字を設定することで、展示会に出展してどれだけの効果があるのかを可視化することができます。

出展内容の決定

出展するサービス・製品、ブースのサイズ、デザイン、コンセプトを決めます。ここで、なにを展示会場に持っていくのか、どんなブースにするのか、映像や音楽の有無を判断する必要があります。また、予算はいくらなのかも同時に決める必要がありますね。

ブースデザインは展示会出展の成功を左右する大事な要素の一つです。目を惹くデザインのブースを作り上げる必要があります。他とは違う、見たことのないブースづくりを心がけましょう。

役割・スケジュール決定

次に必要なのは、役割・スケジュール決定です。誰が主催者と連絡を取るのか、当日は何人会場で対応するのか、搬入搬出時には何人必要なのかを、あらかじめメンバーを決めてスケジュールを抑えていきましょう。

開催期間中は休憩を回すためにも、2コマ使用で2～3人、4コマ使用で3~4人、6コマ以上使用で5～8人ほどの人員を確保しておきましょう。

各種手配

・ブース作成業者

ブースにパネルやLEDビジョン、液晶など自社で用意のできないものは業者に依頼する必要があります。直近での依頼だとなかなか業者が見つかりづらい場合もありますので、ここは早めに抑えておきましょう。

・出展の告知

既存顧客に向けた展示会出展の報告や招待状の送信も大切な事前準備です。DMやメルマガ、リリースなどでブースに来てくれる人を集いましょう。

・当日のパンフレット

開催期間中にサービス・製品に興味を持ってくれた方へ資料を渡すために、パンフレットを作成しておきましょう。パンフレットを渡しておくことで、今後導入検討される際の武器になるのではないでしょうか。

・映像や音楽

当日ブースで映像や音楽を流す予定がある場合は、事前に準備しておきましょう。ブースに立ち止まってしまうような魅力的な映像を作成しましょう。

・車や駐車場、移動手段、宿泊先

当日に使用する車の手配や、駐車場の場所なども事前に確認しておく必要があります。搬入搬出時には事前に主催者側に申請が必要な場合もございますので、確認しておきましょう。また、地方の展示会に出展する場合は、何で移動をするのか、どこに宿泊するのかもあらかじめ決めておきましょう！

出展後

出展後は名刺交換を行った方にお礼メールを忘れずに送りましょう！ほかにも、興味を持ってくれたサービス・製品の詳細の載っている資料も添付しておきましょう。このお礼メールは早ければ早いだけいいです！

以上がざっくりとした「展示会出展までの流れ」になります。少しイメージが湧いたでしょうか？出展してみたい展示会などがあれば主催者に連絡をしてみましょう！新しい見込み顧客に出会えるチャンスが待っています。

ブースづくりはLED TOKYOへ

LED TOKYOは過去に出展企業ブースへのLEDビジョン、液晶ディスプレイを導入した実績がございます！小さなブースでもしっかりと訴求活動ができ、目を惹くブースを作成するには映像が大きな武器になります！映像を放映するためにLEDビジョンや液晶モニターを使用したブースづくりをしてみてはいかがでしょうか 

LED TOKYOでしたら、LEDビジョンを使用したインパクトのあるブースづくりはもちろん、液晶ディスプレイ１台～の貸し出しも可能です！

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