展示会はヒアリングシートを活用しよう！重要性や作成ポイントを解説

• 公開日：2023.07.07
• 更新日：2023.07.10

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展示会は、多くの来場者と直接コミュニケーションを取れるのが最大のメリットです。しかし、ただ話を弾ませるだけでは、ビジネスチャンスにつながらない可能性があります。

そこで活用したいのがヒアリングシートです。あらかじめ聞くべき情報を明確にできるほか、ヒアリングしたデータをアフターフォローで使ったり、自社商品やサービスの開発、改善に役立てたりもできます。

本記事では、展示会のヒアリングシートについて、その重要性や作成ポイントを解説します。来場者とのコミュニケーションをビジネスチャンスにつなげたい方は、ぜひご参考にしてみてください。

展示会におけるヒアリングシートの重要性

展示会のヒアリングシートは、以下のような理由で重要です。

1. なにを聞くべきか明確になる
2. アンケートよりも回答してもらいやすい
3. スタッフが補足情報を記入できる
4. 名刺交換のきっかけになる
5. データ収集や分析ができる

それぞれ解説していきます。

1. なにを聞くべきか明確になる

ヒアリングシートを用意することで、スタッフはなにを聞くべきか明確になります。そのため、なんとなく話は弾んだけど、終わってみると重要なことが聞けていないという事態を避けられます。経験の浅いスタッフの接客スキルを底上げするのにも有効です。

2. アンケートよりも回答してもらいやすい

ヒアリングシートは来場者と話をしながら、スタッフが記入していくものです。アンケートのように来場者が記入する負担がないため、より回答してもらいやすい傾向があります。また、スタッフが話を掘り下げていけるため、より詳しい情報を得やすいのもメリットです。

3. スタッフが補足情報を記入できる

ヒアリングシートは、来場者からヒアリングした内容を記入するだけでなく、スタッフが感じた手応えや気づきなどの補足情報も記録できます。きめ細かいアフターフォローがしやすくなります。

4. 名刺交換のきっかけになる

真摯な姿勢で来場者の状況やニーズをヒアリングすることにより、名刺交換しやすくなります。ヒアリングシートは、ビジネスパートナーとなる第一歩として最適です。

5. データ収集や分析ができる

ヒアリングシートは個別のアフターフォローだけでなく、ヒアリングしたデータを収集および分析することにより、自社商品やサービスの開発、改善にも活用できます。

展示会におけるヒアリングシートの作成ポイント

展示会のヒアリングシートは、以下のような項目を盛り込んで作成するのがポイントです。

1. 来場した目的や理由
2. 来場者の状況やニーズ
3. 予算や導入時期
4. 来場者の属性
5. 見込み度や所感

それぞれ解説していきます。

1. 来場した目的や理由

まずはアイスブレイクも兼ねて、展示会に来場した目的や、自社のブースに立ち寄った理由などを聞くと良いでしょう。

商品やサービスへの興味や関心のほかに、ブースデザインやチラシ、事前プロモーションなどへの回答もあれば、次回の集客にも活用できます。

2. 来場者の状況やニーズ

ヒアリングシートのなかで、もっとも聞くべき重要な情報は、来場者の状況やニーズです。来場者の抱えている問題を明確にできれば、あとは有効な解決策を提示するだけです。

すでにある自社の商品やサービスで解決できるのが一番ですが、現状で解決策を提示できない場合は、新しい開発や改善を検討する姿勢を見せましょう。

3. 予算や導入時期

話の流れで踏み込んだ話ができるのであれば、予算や導入時期まで聞けると良いでしょう。より具体的に解決策を提示できるため、ビジネスチャンスにつながりやすくなります。

4. 来場者の属性

来場者の属性は、性別や年齢層、部署、役職などを記録します。とくに重要なのは、決裁権を左右する役職です。ヒアリングだけで終わらず、名刺交換までもっていくようにしましょう。

5. 見込み度や所感

ヒアリングをした手応えから、見込み度をランクわけしておくと、効率の良いアフターフォローができます。

また、なにか感じたことや気づいたことなどの所感も記録しておくと、アフターフォローはもちろん、自社商品やサービスの開発、改善にも役立ちます。

まとめ

展示会のヒアリングシートについて、その重要性や作成ポイントを解説しました。

ヒアリングシートはアンケートよりも回答してもらいやすく、スタッフが補足情報も記入できてデータ収集や分析に活用できます。来場者の目的や状況、ニーズ、予算、導入時期、属性、見込み度、所感などを盛り込んで作成すると良いでしょう。

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