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展示会は招待状と案内状で事前集客!両者の違いや書き方、出し方を解説

展示会は招待状と案内状で事前集客!両者の違いや書き方、出し方を解説

公開日:2023.05.09
更新日:2023.05.09
展示会

展示会は、集客を成功させることが肝心です。より多くの来場者にブースに立ち寄ってもらうことで、ビジネスチャンスが広がります。

そこで重要になるのが事前集客です。展示会の開催前に招待状や案内状を送り、自社ブース目当ての来場者を増やすことで集客を成功させます。

本記事では、展示会の事前集客に有効な招待状と案内状について、両者の違いや書き方、出し方を解説しています。集客を成功させたい方は、ぜひご参考にしてみてください。

展示会の招待状と案内状の違い

招待状と案内状は似ているようで違います。以下の2点にわけて解説します。

  1. 招待状の目的は関係性深化
  2. 案内状の目的はマーケティング

それぞれの違いを把握し、最適な事前集客をすることが重要です。

1. 招待状の目的は関係性深化

招待状の目的は、既存顧客との関係性を深めることです。そのため、招待状は既存顧客のなかでも、さらにパートナーシップを強化したい優良顧客をターゲットに送ります。

展示会が有料の場合は、入場チケットも同封します。特別な顧客であることをアピールすることで、さらなるビジネスチャンスを狙うことが可能です。

2. 案内状の目的はマーケティング

案内状の目的は、見込み顧客へのマーケティングです。招待状のように対象を絞るのではなく、幅広くご案内することでビジネスチャンスの確率を高めます。

自社ブース目当ての見込み顧客でブースが賑わえば、人が人を呼ぶバンドワゴン効果で、ほかの来場者も巻き込んで集客しやすくなります。

展示会の招待状と案内状の書き方

招待状と案内状の書き方のポイントを、以下の3点にわけて解説します。

  1. ビジネス文書の書式
  2. 別記に記載すべき情報
  3. ベネフィットを提示

ポイントをおさえることで、展示会に興味をもってもらいやすくなります。

1. ビジネス文書の書式

招待状や案内状は、ビジネス文書の書式で作成するのがマナーです。基本構成は以下のとおりです。

  • 前付(日付、宛名、差出人)
  • 件名
  • 前文(頭語、時候の挨拶など)
  • 主文(起語、本文)
  • 末文(結びの挨拶、結語)
  • 別記

展示会に関する情報は別記にまとめて箇条書きすることで、わかりやすい文書になります。

2. 別記に記載すべき情報

別記に記載すべき情報は、以下のとおりです。

  • 開催日時(日程、時間)
  • 開催会場(会場名、住所、最寄り駅、アクセスマップ)
  • 入場料(※案内状のみ記載)
  • 自社ブースの位置(ブース番号、会場マップ)
  • 展示会情報URL(展示会公式サイト、自社サイト)
  • 担当者情報(問い合わせ先、当日の連絡先など)
  • ベネフィット(アピールポイント、来場特典など)

自社ブースの位置を明記して、会場で迷わせないのがポイントです。万が一迷ったときのために、当日の連絡先も記載するとさらに親切です。

3. ベネフィットを提示

自社ブースに立ち寄ってもらうためには、ベネフィットを提示することが重要です。新製品やサービス導入により問題解決できることをアピールして興味づけをします。招待状や案内状を持参の方に、来場特典をつけるのも有効です。

展示会の招待状と案内状の出し方

招待状と案内状の出し方のポイントを、以下の3点にわけて解説します。

  1. 出すタイミングは1か月前〜2週間前
  2. 招待状は直接手渡しがベスト
  3. 案内状はメールの送信者で差別化

ポイントをおさえることで、さらに展示会に来てもらいやすくなります。

1. 出すタイミングは1か月前〜2週間前

招待状や案内状を出すタイミングは、1か月前〜2週間前が最適です。あまりに早すぎると対応が後回しにされ、そのまま忘れられてしまうおそれがあります。直前だとスケジューリングが難しいため、遅くとも2週間前には届くようにしましょう。

2. 招待状は直接手渡しがベスト

招待状は特別な顧客であることをアピールするのが目的のため、日頃の感謝を伝えて直接手渡しするのがベストです。手渡しができない場合は、電話連絡をした上で郵送します。

3. 案内状はメールの送信者で差別化

案内状は多くの見込み顧客にメールで送るのが一般的です。ただし、DM感が強すぎるとスルーされてしまう可能性が高いため、メールの送信者を営業担当者や役職者にするなどの差別化を図りましょう。

まとめ

展示会の事前集客に有効な招待状と案内状について、両者の違いや書き方、出し方を解説しました。

招待状と案内状は似ているようで違うため、それぞれの目的に応じて使い分けましょう。また、書き方や出し方のポイントをおさえることで、集客効果がより高くなります。

なお、LED TOKYOでは、会場での集客に効果的な空間演出ができるデジタルサイネージの販売およびレンタルを提供しております。招待状や案内状による事前集客とともに活用すれば、さらに集客で成果を出しやすいです。

経験豊富なスタッフがサポートするため、はじめての方でも安心してご利用いただけます。デジタルサイネージのご活用をご検討の方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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