展示会は運営マニュアルで成功させる！その重要性や作成ポイントを解説

• 公開日：2023.07.24
• 更新日：2023.07.24

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展示会は、準備に多大な時間と労力がかかります。

コンセプト決め、ブースデザイン、チラシやノベルティグッズなどの配布物作成、セミナーやデモンストレーションなどのイベント企画、招待状や広告などの事前プロモーション、展示品や備品などの輸送、ブース設営など、開催までにやることが盛りだくさんです。

しかし、これらは準備にすぎません。いくら準備万端でも、本番当日の運営の動きが悪かったら、展示会を成功させるのは難しいでしょう。そこで、ぜひ活用したいのが運営マニュアルです。事前に運営マニュアルを作って共有しておけば、展示会で最大限の成果を出しやすくなります。

本記事では、展示会の運営マニュアルについて、その重要性や作成ポイントを解説します。展示会を成功させたい方は、ぜひご覧になってみてください。

展示会における運営マニュアルの重要性

展示会の運営マニュアルがあると、以下のようなメリットがあるため重要です。

1. チームの動きが良くなる
2. 誰でも運営できるようにする
3. 作業忘れやうっかりミスを防ぐ
4. ノウハウが蓄積される
5. トラブルが起きても落ち着いて対応できる

ぜひ運営マニュアルを作成して、展示会を成功に導いてください。

1. チームの動きが良くなる

運営マニュアルを作成することで、「何をすれば良いかわからない」という状態をなくせます。その結果、展示会という非日常的な環境でもチームが萎縮せず、動きが良くなります。

2. 誰でも運営できるようにする

運営マニュアルがあれば作業が標準化されるため、「あの人がいないと運営できない」という縛りをなくせます。誰でも運営できるようになれば、社内のリソースを柔軟に使えます。

3. 作業忘れやうっかりミスを防ぐ

展示会に慣れていない新人はもちろん、ベテランでもバタバタしていると作業忘れやうっかりミスは生じます。運営マニュアルがあれば、失敗を最小限に防げます。

4. ノウハウが蓄積される

運営マニュアルは作りっぱなしではなく、展示会ごとにバージョンアップしていくものです。毎回得られたノウハウを盛り込んで、次回の展示会に活かしていきます。

5. トラブルが起きても落ち着いて対応できる

万が一トラブルが起きても、運営マニュアルがあれば落ち着いて対応できます。事前にどんなトラブルがあるのかを知っておけば、緊急時でもパニックになりにくいです。

展示会における運営マニュアルの作成ポイント

運営マニュアルには、以下のような項目を盛り込むと良いでしょう。

1. 概要
2. 目的や目標
3. 組織図
4. タイムスケジュール
5. 配置と役割
6. チェックリスト
7. 注意事項
8. トラブル対応

それぞれ作成ポイントを解説します。

1. 概要

展示会の概要として、名前や開催日、会場、アクセスなどの基本情報を載せます。「会場を勘違いしていた」なんてことはあり得る話なので、形式的な情報でも載せるようにしましょう。

2. 目的や目標

今回の展示会における目的や目標を載せると、ゴールが見える化されてチームがまとまります。コンセプトや価値観を共有できると良いでしょう。

3. 組織図

どの部署の誰が、何を担当しているのかを載せましょう。本番当日のスタッフだけでなく、準備段階で展示会に関わったスタッフも載せます。何かあったらすぐ確認できるように、連絡先も必要です。

4. タイムスケジュール

搬入から搬出までのタイムスケジュールを載せます。とくにセミナーやワークショップ、デモンストレーションなどのイベントを実施する場合は、時間通りに始まらないと来場者からの信頼を失うため注意しましょう。

5. 配置と役割

本番当日のスタッフの配置と役割を明確にします。これまで蓄積されてきたノウハウや、よくある質問なども載せると、より良い動きができます。

6. チェックリスト

チェックリストを作成すると、作業忘れやうっかりミスを防げます。作業リストのほかに、備品リストなども用意して、忘れものがないように気をつけましょう。

7. 注意事項

主催者側の出展マニュアルには、多くの注意事項が載せられています。ペナルティを受けないように、重要なところは抜粋しておきましょう。

8. トラブル対応

天災を含めたトラブルへの対応方法や緊急連絡先を載せます。過去に起きたトラブルなども共有できると良いでしょう。

まとめ

展示会の運営マニュアルについて、その重要性や作成ポイントを解説しました。運営マニュアルがあることでチームの動きが良くなり、誰でも作業忘れやうっかりミスを減らせます。

また、ノウハウが蓄積されたり、トラブルが起きても落ち着いて対応できたりするメリットもあります。ぜひ運営マニュアルを活用して、展示会を成功させてください。

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