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展示会の企画書作成ポイント!その重要性や必要な構成要素を解説

展示会の企画書作成ポイント!その重要性や必要な構成要素を解説

公開日:2023.05.23
更新日:2023.05.24
展示会

展示会は、ビジネスチャンスを広げるのに大変効果的なイベントです。しかし、成功させるには多大な時間と労力がかかります。そして、そのはじめの一歩となるのが企画書作成です。

企画書作成でボタンを掛け違えてしまったら、展示会は明後日の方向に向かいます。責任重大な仕事のため、しっかりポイントをおさえるようにしましょう。

本記事では、展示会の企画書作成ポイントとして、その重要性や必要な構成要素を解説します。展示会の企画書を書く方は、ぜひご参考にしてみてください。

展示会企画書の重要性

展示会のすべては企画書作成からはじまります。まだ最初でなにもわからないから「とりあえずこんな感じで」と適当なものを作成すると、あとから痛い目にあう可能性が高いです。それ以前に、予算がおりないでしょう。

展示会の企画書は、全体的なビジョンを明確に打ち出し、チームで共有するものです。多大な時間と労力をかけるに値することを訴え、「これなら成功できそうだ」とチームのモチベーションを上げられるような企画書がベストです。

展示会企画書に必要な構成要素

展示会の企画書に必要な構成要素は、以下の10点です。

  1. 出展目的
  2. 成果目標
  3. 出展する展示会の概要
  4. コンセプト
  5. ブースデザイン
  6. 集客方法
  7. 予算
  8. 費用対効果
  9. メンバー
  10. スケジュール

これらをおさえて、展示会が成功するビジョンをチームで共有しましょう。

1. 出展目的

まず大切なのは、出展目的を明確にすることです。認知度アップやリード獲得、新規顧客獲得、既存顧客とのパートナーシップ強化など、さまざまな出展目的が考えられます。

この目的に向かってすべてが動くため、自社になにが必要か見極めて設定します。複数設定したい場合は優先順位を決めましょう。今後なにかを決定する際に、迷いを減らせます。

2. 成果目標

出展目的が決まれば、その目的に対する成果目標を数値で出します。なにを達成したら展示会が成功したといえるのか明確にすれば、ビジョンが見えやすくなります。

ブースへの来場者数や名刺獲得数、アンケート取得数、商談数、受注数などが代表的なものです。

3. 出展する展示会の概要

成果目標が明確になれば、それを達成するための展示会を選定します。

記載する概要は、出展する展示会の名称や主催者、日程、場所、過去の来場者数や出展社数、同業他社の出展状況などです。

選定理由も述べられると、企画書の説得力が増すでしょう。

4. コンセプト

出展する展示会で、どんなターゲットに、なにを、どのように打ち出すのかコンセプトを明確にします。

コンセプトは、シンプルでわかりやすいものがベストです。曖昧だったり、守備範囲が広すぎたりするとターゲットに刺さりにくくなります。

それにともない、展示する商品やサービスの数は絞りましょう。あれもこれもと欲張るとわかりづらくなり逆効果です。

5. ブースデザイン

コンセプトにしたがってブースデザインを考えます。

大きさや位置、レイアウト、カラー、展示方法、装飾など、ターゲットに刺さるブースイメージを描けると良いでしょう。

6. 集客方法

ブースデザインとともに、集客方法も決めます。

招待状やDM、広告、SNS、HP、チラシ、パンフレット、ノベルティグッズ、各種イベント企画など、ターゲットのニーズや自社の状況に応じて検討します。

7. 予算

ブースデザインや集客方法が決まれば、どのくらいの予算が必要か概算を出します。ほかにも出展料や輸送費、人件費、交通費、宿泊費などがかかります。

8. 費用対効果

予算がわかれば、費用対効果を示しましょう。予算以上の売上または節約につながるならば、多大な時間と労力をかけるに値します。予算もおりやすくなるでしょう。

費用対効果が少ない場合は、出展する展示会やブースデザイン、集客方法の見直しも必要です。

9. メンバー

展示会の準備中および開催中に必要なメンバーを選定します。展示会はリソースを圧迫するため、確保が難しい場合は外注も検討する必要があります。

10. スケジュール

展示会の準備には数ヶ月かかります。メンバーがいつまでに、なにをしないといけないか示しましょう。変更や修正、トラブルに対応できるように、スケジュールには余裕をもたせることが重要です。

まとめ

展示会の企画書作成ポイントとして、その重要性や構成要素を解説しました。

企画書はビジョンを明確に打ち出し、チームで共有することが重要です。必要な構成要素をしっかりおさえて、展示会を成功に導きましょう。

なお、LED TOKYOでは、展示会で効果的な空間演出ができるデジタルサイネージの販売およびレンタルを提供しております。

経験豊富なスタッフがサポートするため、はじめての方でも安心してご利用いただけます。デジタルサイネージのご活用をご検討の方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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