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展示会の申し込みスケジュール!出展までの大まかな流れを解説

展示会の申し込みスケジュール!出展までの大まかな流れを解説

公開日:2023.08.07
更新日:2023.08.22
展示会

展示会に出展するには、コンセプト決めからはじまり、ブースデザインや装飾、呼び込みチラシやノベルティグッズなどの配布物作成、セミナーやデモンストレーションなどのイベント企画、広告やDMなどの事前プロモーションといった準備が盛りだくさんです。

そんな忙しいなかで忘れてはいけないのが、出展申し込みや出展料支払いなど、主催者とのやりとりです。主催者との手続きを忘れてしまったら、最悪出展できずに準備が無駄になってしまいます。

本記事では、展示会の申し込みから出展までのスケジュールを解説します。事前に大まかな流れを把握したい方は、ぜひご覧になってみてください。

展示会の申し込みから出展までのスケジュール

展示会の申し込みから出展までは、以下のようなスケジュールで進みます。

  1. 出展内容や規模を決める
  2. 出展申し込みをする
  3. 出展料を支払う
  4. 出展者説明会に参加する
  5. 各種申請書を提出する

展示会によって詳細は異なりますが、それぞれ大まかなポイントをおさえておきましょう。

1. 出展内容や規模を決める

展示会の出展申し込みをするにあたって、出展内容や規模を決めておく必要があります。まずは目的と目標を設定し、それを達成するために、どんな出展内容や規模にすれば良いかを考えると良いでしょう。

目的や目標がなく、ただ単になんとなくで決めてしまうと、方向性が定まらず成果の出にくいものになりがちです。また、とくにブースの小間数などは、あとから変更するのが難しいため、予算に応じて適切に設定する必要があります。

展示会の申し込み時期によりますが、出展内容や規模は、展示会の6〜12ヶ月前には決めるようにします。

2. 出展申し込みをする

出展内容や規模が決まったら、出展の申し込みです。うっかり申し込みを忘れたら出展できなくなってしまうため、申し込み期限には十分注意しましょう。

ただし、展示会の申し込みは先着順で、ブースの小間が埋まってしまったら受付終了になります。キャンセル待ちを狙って展示会の準備をするのはリスクが高いため、出展したい展示会が決まっている場合は、できるかぎり早く申し込みましょう。

展示会によっては早く申し込むと、出展料の早期割引があったり、良いブース場所を確保できたりします。早く申し込んで損をすることはないため、先手先手で準備できると良いでしょう。

展示会の申し込み期間は、開催の6〜12ヶ月前に設定されていることが多いです。申し込み方法は、公式ホームページの入力フォームだったり、PDFの申込書だったり、展示会によってさまざまです。

また、出展申し込み前に、開催説明会や個別相談会を設けているところもあります。必要であれば参加しましょう。

3. 出展料を支払う

出展の申し込み完了後、出展の承認が得られたならば、主催者から請求書が送付されます。出展料は支払い期限が設けられているため、忘れないようにしましょう。

出展料は、一括支払いの場合もあれば、まず申込金として半額を支払い、残金は後日支払う場合もあります。期日までに出展料が支払われない場合は、出展取り消しとなる場合がありますので注意が必要です。

また、出展申し込み期間であればキャンセル可能なこともありますが、原則として申し込んだらキャンセルはできません。申し込み期限が過ぎると、キャンセル日に応じてキャンセル料が発生します。

ブース位置が確定するとキャンセル料は100%となるため、万が一キャンセルすることになったら、できるかぎり早く主催者に連絡をしましょう。

出展料の支払い期限は、おおむね申し込み期限から1〜2ヶ月後に設定されています。

4. 出展者説明会に参加する

展示会の2〜4ヶ月前には、出展者に向けて説明会が開催されます。出展要項やルール、注意事項などのほか、電気や給排水などの設備や、レンタル備品に関する説明などがあります。

また、この説明会で、ブース位置が発表されることも多いです。抽選でブース位置を決める場合は、抽選会が同時に開催されることもあります。

5. 各種申請書を提出する

展示会の1〜2ヶ月ほど前までに、各種申請書を提出しなければいけません。ブースによって、電気や給排水、ガス、通信、装飾などの工事申請のほか、消防署や警察署、保健所への届出なども必要です。

また、車両証や作業員バッジなどの申請も忘れないようにしましょう。各種申請書の提出が終われば、あとは指定された搬入日に搬入して開催という流れになります。

まとめ

展示会の申し込みから出展までのスケジュールを解説しました。

展示会の主催者とのやりとりは「出展申し込み」「出展料支払い」「出展説明会への参加」「各種申請書の提出」が大まかな流れとなっています。展示会ごとにルールは異なるため、詳細は公式ホームページなどでご確認ください。

なお、LED TOKYOでは、展示会で効果的な空間演出ができるデジタルサイネージの販売およびレンタルを提供しております。

経験豊富なスタッフがサポートするため、はじめての方でも安心してご利用いただけます。デジタルサイネージの活用をご検討の方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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本記事では、展示会の申し込みから出展までのスケジュールを解説します。事前に大まかな流れを把握したい方は、ぜひご覧になってみてください。
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