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展示会の荷物はどうする?輸送手段や注意点などを解説

展示会の荷物はどうする?輸送手段や注意点などを解説

公開日:2023.07.10
更新日:2023.07.10
展示会

展示会は、ブースデザインや配布物の作成、イベント企画、集客など、さまざまな準備に追われます。

そんな大忙しのなか忘れてしまいがちなのが荷物の輸送です。事前に手配をしていないと、せっかくの準備が水の泡になりかねません。

本記事では、展示会において輸送する荷物や手段、注意点などを解説します。ブースを担当される方は、ぜひご参考にしてみてください。

展示会において輸送する荷物

展示会の会場には、以下のような荷物を輸送します。

  1. ブース資材
  2. 展示品
  3. 配布物
  4. 備品

それぞれチェックして、忘れものがないように注意しましょう。

1. ブース資材

展示会はブースがないとはじまりません。以下のようなブース資材を輸送します。

  • 木工造作ブースやシステムブース、トラスブースなどの施工資材
  • 照明や音響、ディスプレイなどの装飾機材
  • タペストリーやテーブルクロス、椅子カバー、フロアマット、バナースタンド、のぼりなどの装飾アイテム
  • 展示品を陳列する展示台や什器
  • 商談などで必要なテーブルや椅子

2. 展示品

ブースの準備に気をとられて、肝心の展示品を忘れないようにしましょう。展示品を説明するパネルなども輸送する必要があります。

3. 配布物

配布物は、呼び込みチラシやノベルティグッズ、パンフレット、カタログ、アンケート、名刺などがあります。少量だとハンドキャリーでも運べますが、大量になると重くてかさばるため手配が必要です。

4. 備品

必要に応じて、文具や工具、延長コード、ゴミ袋、掃除道具などの備品も送っておくと便利です。

展示会における荷物の輸送手段

展示会の荷物は、以下のような手段で輸送できます。

  1. ブース施工業者
  2. イベント輸送業者
  3. JITBOXチャーター便
  4. 宅配便
  5. ハンドキャリー

状況やニーズに応じて選ぶと良いでしょう。

1. ブース施工業者

ブースの施工資材は、施工業者に輸送を依頼できます。搬入→施工→解体→搬出とワンセットでおまかせすると良いでしょう。

2. イベント輸送業者

大型の展示品や大量の荷物がある場合は、大型トラックをもっているイベント輸送業者に依頼すると良いでしょう。振動に弱い精密機械なども、エアサス車があれば安全に輸送できます。

3. JITBOXチャーター便

荷物の大きさや量的にトラックまで必要ない場合は、JITBOXチャーター便が手頃です。

縦104cm×横104cm×高さ170cm(容積1.8㎥)のキャスター付きボックスに荷物を詰め込めば、ボックスごとブースまで運んでくれます。ダンボール箱なら40箱ほど入る大きさで、重さは500kgまで耐えられます。

搬出時もボックスに荷物を詰め込んでおけば、ブースで回収してもらえるため便利です。宅配便のようにカウンターに並ぶ必要がありません。

4. 宅配便

ダンボールサイズの荷物は、宅配便でも輸送が可能です。依頼する場合はスムーズに届くように、展示会の会場住所だけでなく、ブース番号も記載するようにしましょう。

5. ハンドキャリー

少量の荷物や貴重品、忘れものなどはハンドキャリーで対応すると良いでしょう。

展示会における荷物輸送の注意点

展示会の荷物を輸送する際は、いくつか注意点があります。

  1. 搬入日時
  2. 搬入経路や搬入方法
  3. 車両証や作業員バッジ
  4. 搬出の手配
  5. 海外輸送は税関手続きなども

それぞれ把握しておきましょう。

1. 搬入日時

搬入日時は、展示会によって決められています。ブース施工業者やイベント輸送業者には、指定日時に搬入してもらえるように依頼しましょう。

2. 搬入経路や搬入方法

搬入経路や搬入方法などにはルールがあります。出展マニュアルをしっかり読んで、施工業者や輸送業者に共有しましょう。

3. 車両証や作業員バッジ

展示会の会場敷地内は、車両証や作業員バッジが必要です。事前に必要なぶんを申請しておくとスムーズに搬入できます。

4. 搬出の手配

展示会は、搬出までがワンセットです。輸送の手配をするときは、搬出の輸送まであわせて手配するようにしましょう。

5. 海外輸送は税関手続きなども

海外輸送は単に輸送するだけでなく、税関手続きやインボイスなどが必要になります。ほかにもルールが日本と異なるため、海外の展示会に強い輸送業者に依頼すると良いでしょう。

まとめ

展示会において輸送する荷物や手段、注意点などを解説しました。会場には、ブース資材や展示品、配布物、備品などを輸送します。

輸送は、ブース施工業者やイベント輸送業者に依頼するほか、JITBOXチャーター便や宅配便なども利用可能です。また、搬入日時などにはルールがあるため注意しましょう。

なお、LED TOKYOでは、展示会で効果的な空間演出ができるデジタルサイネージの販売およびレンタルを提供しております。

経験豊富なスタッフがサポートするため、はじめての方でも安心してご利用いただけます。デジタルサイネージのご活用をご検討の方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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本記事では、展示会において輸送する荷物や手段、注意点などを解説します。ブースを担当される方は、ぜひご参考にしてみてください。
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