展示会ブース設営ガイド！大まかな流れやポイント、注意点などを解説

• 公開日：2023.05.26
• 更新日：2023.05.26

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展示会は、最初のコンセプト決めからアフターフォローまで、さまざまな仕事をつないで成功を目指します。そのなかでも、ブース設営は一番の大仕事といっても良いでしょう。

実際のブース設営作業は、プロの施工業者にお任せします。しかし、ブース設営に関してなにも知らないと、業者に的確な依頼や指示、最終的なチェックができません。

本記事では、展示会のブース設営における大まかな流れやポイント、注意点などを解説します。ブース設営を担当される方は、ぜひご参考にしてみてください。

展示会ブース設営の大まかな流れやポイント、注意点

展示会のブース設営には、以下のような流れがあります。

1. 搬入
2. 施工
3. 装飾
4. 展示
5. 解体
6. 搬出

それぞれのポイントや注意点をおさえて、スムーズな展示会運営にお役立てください。

1. 搬入

展示会のブース設営は、搬入からはじまります。ブースの施工資材や照明、音響、ディスプレイ、什器、テーブル、椅子などを搬入します。

混雑を避けるために搬入時間を指定されていることが多いので、搬入業者に間違いのないよう伝えましょう。搬入経路や搬入方法、車両のサイズなどのルールも共有が必要です。

セキュリティ上、搬入車両には車両証、作業員には作業員バッジが求められます。事前に必要なぶんを申請しておくようにしましょう。

2. 施工

搬入が終わったらブース施工です。システムパネルブースや木工造作ブース、アルミトラスブースなど、施工はそれぞれ高所作業があり、危険をともなう作業になります。

事故が起きると自社ブースだけでなく、展示会全体に影響が出るため、ヘルメットや安全帯などの着用を徹底し、安全に作業してもらうようにしましょう。

照明やディスプレイ、コンセントのための電気工事もあわせて必要です。

施工が想定していたものと違ったり、追加したいものが出てきたりした場合は、可能なかぎり修正や追加を依頼します。

動線が悪ければ、什器やテーブル、椅子などのレイアウトを変更しましょう。

3. 装飾

ブース施工のあとは装飾です。照明や音響、ディスプレイ、タペストリー、テーブルクロス、椅子カバー、フロアマット、バナースタンドなどを用いて、ブースを華やかに仕上げます。

照明が暗すぎたり、または明るすぎたりしたら、照明の向きや位置などを変えて対処しましょう。

音響は、ほかのブースに迷惑をかけないように調節が必要です。音量やスピーカーの向きにルールを設けている展示会もあります。

固定式のディスプレイが見やすい位置や角度でなければ、できる範囲で位置移動や角度調整を依頼します。移動式のディスプレイは、動線や見やすさを考慮して配置すると良いでしょう。

4. 展示

施工や装飾が終わればブース自体は完成となり、つぎは本番に向けての展示準備です。商品の陳列やデモンストレーションの準備などをします。

実際の来場者目線でブースを確認できるため、商品をよりアピールできるように配置や数などを最終調整します。

また、呼び込みチラシやパンフレット、ノベルティグッズ、名刺など、本番で使うものも確認します。忘れていたものがあれば、すぐ手配しましょう。

5. 解体

展示会が無事終了したら、ブースの解体作業です。ブースの解体は、主催者側のアナウンスを待ってから実施します。もう来場者は来ないと見切りをつけて、勝手に早仕舞いをしてはいけません。

解体作業も搬入作業と同じく、ヘルメットや安全帯などを着用して、安全作業を徹底してもらうようにします。ブースは搬入時と同じ状態にして返すのが基本です。ゴミなどを残さないように注意しましょう。

ブースの看板やパネル、装飾グッズなどを再利用したい場合は、展示会開催前に回収方法や搬出方法などについて打ち合わせをしておきます。

解体作業で壊されたり、汚れたりしないように、解体作業がはじまる前に注意喚起して、確保するようにしましょう。

6. 搬出

搬出も搬入時と同じく、搬出時間や搬出経路、搬出方法などのルールがあるため、搬出業者への共有を忘れないようにしましょう。車両証や作業員バッジも同じく必要です。

解体から搬出は、現場が非常にあわただしく大変混雑します。とくに事故のないよう注意が必要です。

まとめ

展示会のブース設営における大まかな流れやポイント、注意点などを解説しました。

ブースの設営には、搬入から施工、装飾、展示、解体、搬出という流れがあります。それぞれのポイントや注意点をおさえておけば、展示会をスムーズに運営できるでしょう。

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