展示会を成功させるには？ 事前準備や運営、終了後の活動、失敗理由などを解説！

• 公開日：2024.07.17
• 更新日：2024.10.12

• 展示会

展示会に出展しても必ず望んだ成果が得られるとは限りません。展示会を成功させるにはどうすればよいのでしょうか。今回は、展示会を成功させるために大切なことをはじめ、成功させるための準備、運営などを解説します。終了後の活動や失敗する理由なども解説しているので、合わせて参考にしてみてください。

展示会出展を成功させるには？

展示会では数多くのブースがひしめき合い、来場者獲得に向けて各企業が競争します。そのため、出展に成功するブースがある一方で失敗するブースもあります。コストをかけて出展する以上、少しでも成功確率を高めたいところです。まずは、展示会の出展を成功させるために大切なことからお伝えします。

展示会出展の目的を明確にする

展示会の出展を成功させるためには目的を明確にすることが大前提です。

目的を明確にすることで出展において重視すべきポイントが浮かび上がり、適切な運営によって狙った成果を出しやすくなります。

たとえば、既存顧客との関係性を強めたいのであれば、事前に無料入場券を配るなどの取り組みが思い浮かぶでしょう。出展を実りあるイベントにするためにも目的を明確にしましょう。

展示会で来場者に何を認知してもらいたいのか

展示会の目的が定まらないのであれば、ひとまず来場者に何を認知してもらいたいのか考えてみましょう。

企業の認知度を高めたいのであれば、社名やロゴなどが目に入りやすい装飾を意識する必要があります。製品の利便性に気づいてもらいたければ、実際に試せるコーナーを準備したほうが望ましいでしょう。このように、認知してもらいたいものを考えるだけでも展示会で行うべき取り組みが見えてくるはずです。

具体的な数値目標を決める

展示会の出展を成功させるには具体的な数値目標を決めることが重要です。数値目標を決めることで、目標達成のために実施すべきことが明確になり、当日に最善の行動を取れます。

特に決めておくべき数値目標は、案件と名刺の獲得数についてです。

案件の獲得数

売上に直結する指標として案件の獲得数について目標を立てます。

目標設定ではAchievable（達成可能であること）という観点も必要です。ただ、展示会はその場で来場者と接点を持てるので商談の確度は高く、案件も獲得しやすいといえます。

目標数を低く見積もりすぎないように意識しましょう。

名刺の獲得数

商談しなかった相手でもその後に営業すれば成約につながるかもしれません。見込み客の数として見れる名刺の獲得数についても目標を決めましょう。

名刺の獲得数の目標を決めるときは、ブースのコストを有効獲得名刺枚数（自社の顧客になる可能性が高い名刺数）で割って算出した1枚あたりの有効獲得名刺単価を想定します。一般的にはBtoB領域の見込み客を1人獲得するコストは1万円程度といわれています。目安を切るように獲得数を設定するとよいでしょう。

展示会の成功を決める当日までの準備

展示会の成功を決めるのは、当日までの準備といっても過言ではありません。展示会の成功を決める当日までの準備について解説します。

自社サービスが伝わるブースを企画

自社サービスが来場者に伝わるブースを企画します。たとえば、ターゲットが遠くからでも視認しやすいように、大型のデジタルサイネージを導入して映像を放映するブースが望ましいです。

デジタルサイネージのフレームデザインにこだわり、ブースを豪華に見せるのもよいでしょう。ポスターやアナログ看板だけの他社ブースよりも有利に集客できます。

足を止めてもらうための施策

展示会のブースに集客するとき、単に呼びかけるだけでは、説明を聞くまでの時間がもどかしく、素通りされてしまいます。

すでに目的のブースが決まっている方を無理に呼び止めては、自社の評判が下がるリスクもあります。

瞬時にブースの魅力を気づかせ、自然に足を止めてもらう施策を取り入れることが重要です。

チラシやリーフレット、パンフレット

足を止めてもらうにはチラシやリーフレット、パンフレットなどを配布するのが効果的です。

配布物の種類	概要
チラシ	1枚の紙を加工せずに情報をまとめた印刷物
リーフレット	1枚の紙を折って複数のページに構成した印刷物
パンフレット	複数のページを中とじで簡単に製本した印刷物

種類によって情報量の多さや保存性、コストなども変わってきます。違いを理解したうえで選び分けましょう。

事前の集客施策を考える

事前の集客施策でも展示会の成功・失敗は決まります。少しでも多くの見込み客をブースに呼び込むために、来場可能性の高い顧客から周知する施策を考えましょう。

個人あてにDMや案内状を送付したり、自社サイトやSNSで告知したりするなど、方法は様々です。日程や会場、地図、自社ブースの位置などわかりやすく伝えましょう。

展示会が有料の場合は具体的な入場料の明記が必要です。

商談に必要な情報は入念に詰めておく

商談に必要な情報を入念に詰めておくと、来場者の納得感が高まり案件を獲得しやすくなります。

自社の提案に説得力を持たせる統計情報、商品・サービスを信頼してもらうための導入事例など、商談に役立つ資料を準備しておきましょう。

商談が成功して契約につながる可能性もあります。チャンスを無駄にしないよう、条件や手続きなどの契約情報も整理しておきましょう。

事前開催の展示イベントで情報収集する

展示会は毎年、あるいは季節ごとに定期的に開催されることが多いです。次の展示会出展に向けて、来場者として同類の展示会に事前参加して、賑わいのある他社ブースを参考にするのも効果的です。レイアウトや動線、音響、照明、ディスプレイなどを分析すれば、人が集まる要因が見えてくるでしょう。

来場者として参加するのが難しければ、SNSでチェックする方法もあります。ブースの画像や動画が掲載されていることがあるので、出展をシミュレーションできるはずです。

展示会を成功させるための当日の運営

展示会の出展が初めてだと、スムーズに運営できない恐れもあります。展示会を成功させるために当日の運営について重要なポイントを解説します。

役割分担で効率化

展示会の役割を分担しておくと当日の運営を効率化できます。具体的な役割は下記の通りです。

役割	対応内容
呼び込み	ブースの外で宣伝し、周辺の来場者を誘導する
配布・回収	チラシやノベルティ、パンフレットを配布したり、アンケートを回収したりする
プレゼン	商品やサービスの魅力を大勢にアピールして興味を持ってもらう
商談	案件の獲得に向けて見込み客と1対1で交渉する

臨機応変に対応できるよう、担当外の役割についても概要を把握しておくのが無難です。

展示会場でのヒアリング内容を決めておく

来場者にヒアリングする内容を決めておくと営業活動を効率的に進められます。

たとえば、悩みや課題、予算、導入時期などをヒアリングすれば、来場者にマッチする商品やサービスをスムーズに提案できます。

アフターフォローで活用できるようにヒアリング内容を記録に残せるシートを用意しておくのが理想的です。シートがあれば運営中の聞き漏れも防げます。

展示会におけるヒアリングシートの作成ポイントについて知りたい方は下記の記事も参考にしてみてください。

・展示会はヒアリングシートを活用しよう！重要性や作成ポイントを解説

成功だけで終わらせない展示会終了後の活動

展示会が成功したことに満足してしまうのはもったいありません。展示会終了後に適切な活動をすることで、出展後の営業活動や次回の出展も成功させやすくなります。

ここでは、成功だけで終わらせない展示会終了後の活動について解説します。

あとから見てもわかるような名刺管理

展示会で名刺の獲得に成功したとしても、その時点で売り上げが増えるわけではありません。

本当の意味で成果を得るには、名刺を起点にその後の商談につなげる必要があります。

効率的にフォローアップできるように、あとから見てもわかるように名刺を管理しましょう。名刺を長く放置してフォローアップの機会を失わないように注意してください。

交換した名刺はきちんと分類し記録する

あとから見てもわかるように、交換した名刺はきちんと分類して記録するのが基本です。

最低限、確度の高い見込み客を分類して記録しておけば、御礼メールなども優先して送れるようになります。

最近ではスキャンして素早くデータ化できるサービスもあります。名刺をデータ化してくれる専門業者の利用も検討可能です。名刺管理を合理化したい場合は検討してみるとよいでしょう。

展示会終了後の反省会

出展経験を無駄にしないよう、展示会終了後に反省会を行いましょう。

ブースの広さに対してスタッフの人数は適切だったか、来場者が落ち着いて展示を確認できる環境だったか、想定したターゲットを呼び込めたかなど、反省できる点はさまざまです。

出展全般を振り返ることで、次回の展示会出展も成功させやすくなるでしょう。

展示会に出展しても集客に成功せず失敗する理由

展示会に出展しても集客に成功するとは限りません。成功の可能性を高めるには、失敗する理由を明確にしておくことも重要です。引き続き、展示会に出展しても集客に失敗する理由について解説します。

出展が目的になっている

展示会の出展が目的になっている場合は失敗しやすくなります。形式的に出展したとしても成果が得られるとは限らないからです。

たとえば、情報収集を怠り展示会を訪れる客層を正確に把握していなければ、ニーズにマッチしない情報を発信してしまいます。商談につながる機会も減るでしょう。

出展に満足するのではなく、目標の達成に満足できるようにしましょう。

事前集客を重視していない

展示会では必ずしもターゲットとなる来場者がブースを訪れるとは限りません。トレンドを知るために訪れる方も多いからです。

その点、確度の高い既存顧客を事前集客していなければ、商品やサービスに興味がない来場者ばかり対応してしまい、出展の成果が大幅に下がる恐れもあります。

また、事前集客に力を入れないと、ブースの賑わいが減ります。ブースが賑わっていなければ魅力のないブースに見えて、ますます集客率が下がるでしょう。他社よりも賑わうブースを目指して事前集客に力を入れましょう。

ブース設計が誤っている

展示会のブース設計が誤っていると来場者を集客しにくくなります。

たとえば、ブースの入り口が狭ければ人が入りづらくなりますし、照明が暗ければサイン看板の文字が遠くから見えにくくなります。第一印象で目を引く仕掛けがなければインパクトのあるほかのブースに来場客を取られてしまうでしょう。

集客できる展示会のブース設計については下記の記事で解説しているので、詳細をご覧ください。

・展示会ブース設営ガイド！ 流れや装飾の種類、集客に適したデザインなどを解説！

展示会におけるスタッフの雰囲気が悪い

展示会でのスタッフの雰囲気が悪いと集客に失敗しやすくなります。悩みや課題に親身に寄り添ってもらえるイメージが湧かず、来場者から敬遠される恐れがあるからです。

待機列を形成するスタッフのやる気がなかったり、スタッフが椅子に座って携帯を見ていたりすると、来場者からの印象が悪くなります。いつでも対応できるよう視線を配り、爽やかかつ自然な笑顔で来場者を迎える姿勢を維持しましょう。

ブース来場者へのフォローや管理の体制が整っていない

ブース来場者へのフォローや管理の体制が整っていないと失敗につながりやすいです。

好感触だった見込み客への対応が遅れて案件獲得の機会を失ったり、既存顧客へのお礼が漏れて信頼関係にひびが入ったりすることも想定されます。

見込み客や既存顧客ごとの担当者を明確にして、スムーズに対応できる体制に整えておきましょう。

展示会にデジタルサイネージを導入するならLED TOKYOに相談！

展示会を成功させるには出展の目的を明確にして、案件や名刺の獲得数など具体的な数値目標を決めることが大切です。

商品やサービスが広く伝わるよう、ターゲットが遠くから視認できる大型デジタルサイネージの導入も検討するとよいでしょう。

LED TOKYOはデジタルサイネージのレンタルに対応しており、展示会に適した製品を最短1日から全国どこでも貸し出しできます。映像作成にも対応しているので、展示会に効果的なコンテンツも提案いたします。展示会を成功せるためにデジタルサイネージの導入を検討している方はぜひLED TOKYOまでご相談ください。